Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 15 januari 2024.

Akorda Onderwijsdienstverlening (‘Akorda’) heeft een website (www.akorda.nl) en levert verschillende soorten dienstverlening aan onderwijsinstellingen en kinderopvang. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat wij daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen, voordat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.

• Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.

• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn.

• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.

• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welk doel wij deze gegevens verwerken en hoelang wij deze bewaren.

Als je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van jou bijhouden, neem dan contact op met Akorda via de contactgegevens die je onderaan de privacy- en cookieverklaring kunt vinden.

Contact

Je kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Dit kan telefonisch, via ons contactformulier of via de mail. Op dat moment ga je in op het aanbod om met ons in contact te treden, waardoor wij jouw gegevens verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst. Wij gebruiken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Zakelijke informatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
  
• Telefoonnummer
  
• E-mailadres
  
• Eventuele gegevens die in het bericht worden achtergelaten
  

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact. Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk dan voor het doel van de dienstverlening of op grond van geldende wet- en regelgeving is vereist. Zo weten we zeker dat we jouw vraag goed afgehandeld hebben.

Bezoeken van een evenement

Wanneer je een evenement van ons wil gaan bezoeken, dan vragen wij je om je hiervoor in te schrijven. Hiermee ga je in op ons aanbod om contact met ons op te nemen (uitvoering van de overeenkomst). Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van het bericht

Wij slaan deze informatie op voor het uitvoeren van het contact. We bewaren deze informatie zo lang als dat nodig is voor dit contact.

Dienstverlening

Wij kopen producten en diensten in bij verschillende leveranciers. Daarnaast bieden wij ook verschillende dienstverleningen aan. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens van (contactpersonen van) organisaties (uitvoering van de overeenkomst). Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Zakelijk adres
• Voor- achternaam contactpersoon
• Functie contactpersoon
• Zakelijk telefoonnummer
• Zakelijk e-mailadres
• Financiële gegevens
• Eventuele overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Specifieke diensten
Wij leveren verschillende soorten diensten. Op het moment dat je deze afneemt, dan verwerken wij hiervoor aanvullende persoonsgegevens van personen van organisaties (uitvoering van de overeenkomst). Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij kunnen verwerken per dienstverlening:

HR & salarisadministratie en HRM plus dienstverlening*		Financiële administratie
Naam Aanschrijftitel, zoals geslacht Foto Geboortedatum en -plaats Adresgegevens Contactgegevens Personeelsnummer Burgerlijke staat Arbeidsgegevens, zoals arbeidsvoorwaarden Verlofgegevens Pensioengegevens Identiteitsbewijs BSN Financiële informatie, zoals salaris en vergoedingen Gezondheidsgegevens, zoals verzuim Gegevens over familieleden, zoals noodcontactpersonen Naam Geboortedatum Telefoonnummer Relatiegegevens *De te verwerken persoonsgegevens zijn afhankelijk van de afgenomen dienstverlening, klantvraag en zelf ingevulde gegevens		Naam Aanschrijftitel, zoals geslacht Geboortedatum Adresgegevens Contactgegevens Personeelsnummer Connectiegegevens Arbeidsgegevens, zoals fte waarde en salarisschaal Financiële gegevens
		Juridische ondersteuning
		Naam Aanschrijftitel, zoals geslacht Geboortedatum Adresgegevens Nationaliteit Handtekening Burgerlijke staat Arbeidsgegevens, zoals functie, titel en arbeidsverleden Verlofgegevens Inhoud van correspondentie Financiële gegevens Gezondheidsgegevens, zoals verzuim en geslacht Eventuele overige informatie die met ons wordt gedeeld

Bij een deel van de dienstverlening is het daarnaast mogelijk om in te loggen (uitvoering van de overeenkomst). Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord)
• Authenticatiecode
• Displaynaam

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de dienstverlening of op grond van geldende wet- en regelgeving is vereist. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Sollicitatieprocedure

Wanneer je ons benadert om te solliciteren in het kader van een openstaande vacature of een open sollicitatie toestuurt, dan kom je in onze sollicitatieprocedure terecht. Hiervoor kunnen wij van jou de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam
• Adresgegevens
  
• Geslacht
  
• Contactgegevens
  
• CV
  
• Motivatiebrief
  
• Salarisindicatie
  
• Foto
  
• Referenties
  
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht
  

Dit doen wij op basis van de overeenkomst die wij met jou hebben. Wij bewaren deze gegevens gedurende 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wanneer wij jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.

Nieuwsbrief

Om je up-to-date te houden, versturen wij 5 keer per jaar e-mails met daarin algemene informatie over ontwikkelingen in de kinderopvang en onderwijs. Daarnaast bevatten ze ook praktische informatie en tips. Wij versturen deze e-mails van het e-mailadres nieuwsbrief@akorda.nl. Hiervoor gebruiken wij van jou de volgende persoonsgegevens:

• Zakelijk e-mailadres

Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij bewaren jouw persoonsgegevens, totdat je je afmeldt voor de nieuwsbrief en uiterlijk 1 jaar nadat je uit dienst bent bij jouw werkgever. Je kunt je op elk moment afmelden voor de nieuwsbrief. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Wij delen jouw persoonsgegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren;
• jij hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn bijvoorbeeld:

• IT-leveranciers
• Cookiedienstverleners
• E-maildienstverleners
• Partners en externe consultants

Het kan zo zijn dat wij voor onze dienstverlening gebruikmaken van partijen die gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke je doorgeleiden naar de social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zal je advertenties tegenkomen op je social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• LinkedIn (privacyverklaring)

Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:

• Functionele cookies: deze cookies maken functionaliteiten van de website mogelijk en zorgen ervoor dat de website goed functioneert.
• Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. Hiermee maken wij onze website gebruiksvriendelijker.

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van jou:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken:

Soort	Cookie; Entiteit; waarborgen	Doel	Bewaartermijn
Functioneel	Diversen: Eigen cookies met strikt functionele doeleinden.	Deze cookies maken noodzakelijke functionaliteiten van de website mogelijk, zoals het onthouden van de gekozen taal en of er toestemming is gegeven voor cookies, het tonen van de cookiebanner etc.	1 uur
Analytisch	Google Analytics _ga _ga_X3YSV566WR Google LLC, Verenigde Staten Privacyverklaring	Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het bezoekersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren. Wij hebben deze cookies privacyvriendelijk ingesteld. Dat betekent dat wij: een verwerkersovereenkomst met Google hebben gesloten; Google alleen gemaskeerde IP-adressen geven; verder geen gegevens delen met Google; en wij geen gebruik maken van andere Google-diensten in combinatie met analytics.	Maximaal 2 jaar

Als je wilt weten wat de cookiedienstverleners met jouw persoonsgegevens doen, lees dan de privacyverklaring van het betreffende bedrijf. Als je in de cookietabel op 'privacyverklaring' klikt, word je doorverwezen naar de betreffende privacyverklaring.

In- en uitschakelen van cookies

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van je browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je browser.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Functionaris gegevensbescherming

Wij hebben een zogeheten functionaris gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze organisatie. Onze functionaris gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail op privacy@akorda.nl voor al jouw vragen en verzoeken.

Welke privacyrechten heb je?

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om je toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met maximaal twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via privacy@akorda.nl.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wanneer ons bedrijf wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klachten

Als je een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens kun je een e-mail sturen naar privacy@akorda.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met je.

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens. Het klachtenformulier vind je hier.

Contactgegevens Akorda 

Vrouwenlaan 125
8017HR Zwolle
E-mailadres: privacy@akorda.nl
Telefoon: 038 - 465 98 14
KvK nummer: 41024820