Omdat het onderwijs op onderdelen afwijkt van het bedrijfsleven is specifiek om risico’s te beheersen een aantal producten ontwikkeld:
Een overzicht van personeelsleden met opeenvolgende dienstverbanden waarbij per personeelslid is aangegeven op welk moment voorrangsbenoemingsverplichtingen gelden. De voorrangsbenoemingen omvatten zowel de bewaking van de 12 maanden termijn alsook de 36 maanden termijn.
Per school wordt een dwarsdoorsnede wordt gemaakt van de klassengrootte, de inzet in het primaire proces, de bijzondere activiteiten van de school en de overhead. Dit document wordt door een aantal scholen gebruikt voor de formatieplanning.
Een vierjaren overzicht op historie van het schoolbestuur (op bestuursniveau en per school) afgezet tegen landelijke ontwikkelingen (CBS) en ontwikkelingen in de betreffende provincie en de betreffende zuil naar wens uit te breiden met splitsing in ontwikkeling aantallen onderbouw en bovenbouw.
Een begrotingsmodule waarin nauwkeurig en betrouwbaar prognoses van personele kosten worden weergegeven uitgaande van een peilmoment tot een gekozen eindmoment. Door middel van de module kunnen zowel op het niveau van individuele personeelsleden als op schoolniveau als op kostencategorie berekeningen worden gemaakt over een reeks van jaren rekening houdend met automatische periodieken, ontslag bij 65 jaar en tijdelijke benoemingen met expiratiedatum.
Het maandoverzicht laat de realisatie van de personele kosten zien, de reservering voor vakantiegeld kan naar keuze meegenomen worden in de maandtotalen of in een extra kolom. Uit het overzicht blijkt de realisatie tot dat moment evenals de verwachte kosten voor de periode die nog zal volgen zodat feitelijk de afwijking ten opzichte van de begroting valt af te leiden. De overzichten zijn op totaal niveau van de organisatie en op schoolniveau.
Ten behoeve van bijvoorbeeld een sociaal jaarverslag of een financieel jaarverslag is een aantal rapportages ontwikkeld waarin gegevens zijn opgenomen met betrekking tot de samenstelling van het personeelsbestand. Deze kunnen in deelrapportages worden aangeleverd, gekoppeld worden met andere rapportages of als geheel worden aangemaakt. De cijfers kunnen naar keuze in staafdiagrammen, taartpuntgrafieken etc. worden gepresenteerd.
Voor inzicht in ziekteverlof, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, betaald/onbetaald verlof.
Op basis van gemaakte afspraken worden kwartaalrapporten opgesteld voor specifieke doelgroepen.
Naar keuze kunnen op specifieke bekostigingselementen rapportages worden opgesteld waarbij scholen worden vergeleken ten opzichte van elkaar of ten opzichte van een vorige periode.
Voor de formatieplanning worden formatieoverzichten opgesteld in een gekozen format. Afhankelijk van de doelgroep wordt vervolgens periodiek de ontwikkeling gevolgd ten opzichte van het oorspronkelijk opgestelde formatieplan.
Registratie van het ziekteverlof met signalering omtrent te nemen stappen op individuele dossiers (kengetallen worden gepresenteerd via rapport verloven).
Overige bijzondere producten/tools
Ruim een week voor de salarisspecificatie op papier wordt aangeleverd is hij al digitaal beschikbaar voor alle individuele personeelsleden. Voordeel is dat op een eerder moment al controles kunnen worden uitgevoerd op de vraag of bijvoorbeeld bepaalde uitbreidingen al zijn verwerkt etc. Bovendien worden digitaal maandelijks salarisspecificaties aangemaakt. De salarisspecificatie kan ook als extra communicatiemiddel worden gebruikt door het schoolbestuur omdat het schoolbestuur berichten/boodschappen kan laten verwerken (prettige vakantie, de inschrijvingen voor scholingen zijn op..., opgave voor vrijwillige mobiliteit voor...). Omdat salarisspecificaties vrijwel altijd gelezen worden is sprake van een groot bereik voor eventuele berichten/boodschappen.
Mutaties kunnen gemakkelijk digitaal worden doorgegeven via de mutatietool waarin door middel van het aanklikken van gegevens zonder veel zoekwerk mutaties kunnen worden doorgegeven.
Kasstaten kunnen digitaal worden aangeleverd en verwerkt.
Geautomatiseerde verwerking van de bankboekingen.
Iedere organisatie kan veel beloven. Interessanter is het om na te gaan of het ook daadwerkelijk uitvoert wat het heeft beloofd.
Om dat vast te stellen kan gekeken worden naar de vraag of de organisatie (vaak) aansprakelijk wordt gesteld voor fouten, ook kan worden gevraagd aan klanten of de organisatie doet wat het belooft. Daarnaast kan ook bekeken worden of sprake is van bijzondere oplossingen die gevonden zijn en die zonder tussenkomst van een van de vakmensen niet gerealiseerd zouden zijn. Resultaten waarop de organisatie trots is derhalve. Een aantal voorbeelden van bijzondere successen is hieronder weergegeven (sommige zaken zijn afgedwongen via rechterlijke uitspraken soms via kort geding maar ook wel tot aan de Raad van State toe):
-
Het alsnog in stand mogen houden van een basisschool die volgens een beschikking van het ministerie gesloten zou moeten worden.
-
Het alsnog instemmen van het ABP met een pensioenopgave die door een personeelslid geaccepteerd was en die achteraf te hoog bleek.
-
Het alsnog toewijzen van aanvullende formatie voor een tweetal scholen voor speciaal onderwijs na aanvankelijke weigering.
-
Bevestiging in kort geding dat het schoolbestuur de juiste procedure heeft gevolgd bij de verwijdering van een leerling.
-
Vaststelling dat een overschrijdingsregeling op een onjuiste berekeningsgrondslag berustte zodat het alsnog tot een (forse) nabetaling kwam.
-
Volledige nieuwbouw van een basisschool in verband met een kosten baten analyse in relatie tot onderhoud.
Daarnaast zijn er natuurlijk de talloze schikkingen met personeelsleden in geval van een arbeidsconflict, het alsnog vergoed krijgen van werkloosheidskosten, de correcties op onjuiste afrekeningen van het UWV, de besprekingen naar aanleiding van de controle resultaten door het Vervangingsfonds, het Participatiefonds, het Ministerie van Onderwijs en de Belastingdienst: onopvallende werkzaamheden maar met grote kostenimplicaties.
|
